Tỉnh Yên Bái đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại 90 cơ quan, đơn vị với 4.129 tài khoản đã cấp, gồm: 21 sở, ban, ngành; 9 UBND huyện, thị xã, thành phố; 42/180 xã, phường, thị trấn; 18 đơn vị sự nghiệp thuộc các sở, ban, ngành.
Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ - TTg của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, từ đầu năm đến giữa tháng 11/2019, đã có 182.833 văn bản đến và 88.350 văn bản đi giữa các cơ quan, đơn vị trong tỉnh được thực hiện qua mạng điện tử. Điều này không chỉ giảm chi phí ngân sách nhà nước mà còn giảm thời gian và nâng được hiệu quả chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền.
Để có kết quả trên, tỉnh đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại 90 cơ quan, đơn vị với 4.129 tài khoản đã cấp, gồm: 21 sở, ban, ngành; 9 UBND huyện, thị xã, thành phố; 42/180 xã, phường, thị trấn; 18 đơn vị sự nghiệp thuộc các sở, ban, ngành. Đối với các xã, phường, thị trấn và đơn vị sự nghiệp chưa được triển khai thì được cấp 2 tài khoản để thực hiện việc nhận/gửi văn bản điện tử.
Qua theo dõi trên hệ thống, các sở, ban, ngành, UBND huyện, thị, thành phố sử dụng phần mềm đã thực hiện việc gửi, nhận văn bản có ký liên thông trên hệ thống phần mềm quản lý và điều hành tác nghiệp.
Trên hệ thống của tỉnh, sau khi gửi văn bản điện tử tới các cơ quan, đơn vị khác trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có thể theo dõi được các thông tin quá trình xử lý văn bản, bao gồm các trạng thái: đã đến, đã tiếp nhận, phân công, đang xử lý, hoàn thành.
Thực hiện việc nhận, gửi văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia, UBND tỉnh và các cơ quan chuyên môn đã tiếp nhận 4.287 văn bản từ Trục liên thông văn bản quốc gia, đồng thời, đã thực hiện gửi 4.500 văn bản đi trên Trục liên thông văn bản quốc gia với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ…; đã cấp chứng thư số của Ban Cơ yếu Chính phủ cho 362 cơ quan, đơn vị và 79 cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn.
Việc thực hiện văn bản đến, đi qua mạng điện tử được thực hiện nhiều nhất tại Văn phòng Đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh với 25.961 văn bản đến và 10.750 văn bản đi; Sở Nội vụ với 6.421 văn bản đến và 6.438 văn bản đi; Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch với 5.205 văn bản đến, 2.419 văn bản đi; thành phố Yên Bái với 6.264 văn bản đến, 1.133 văn bản đi…
Ông Hà Ngọc Văn - Giám đốc Sở Thông tin - Truyền thông cho biết, "Sở đã chỉ đạo Trung tâm Công nghệ Thông tin và Truyền thông (đơn vị quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh) tiến hành nâng cấp phần mềm quản lý và điều hành của UBND tỉnh như: nâng cấp tính năng phần mềm, sử dụng bộ thư viện SDK, cập nhật mã định danh của cơ quan, tổ chức… đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật được quy định tại Quyết định số 28; đồng thời, phối hợp với Văn phòng Chính phủ và các đơn vị liên quan thực hiện kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản và điều hành với Trục liên thông văn bản quốc gia theo đúng tiến độ và yêu cầu đặt ra".
Về thực hiện ký số và nhận văn bản điện tử, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh, các cơ quan, đơn vị đã thực hiện ký số tất cả các văn bản điện tử gửi trên Trục liên thông văn bản quốc gia (trừ văn bản mật) tới các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Văn phòng Chính phủ và giữa các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Bên cạnh đó, Sở đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh (Quyết định số 599/QĐ - UBND ngày 9/4/2019) và cung cấp thông tin cán bộ đầu mối chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản điện tử, quản lý, vận hành phần mềm quản lý văn bản và điều hành để nhận cảnh báo văn bản đến trên Trục liên thông văn bản quốc gia, gửi Văn phòng Chính phủ đúng thời gian quy định; cung cấp thông tin về tình hình triển khai kết nối, liên thông gửi nhận văn bản điện tử trong nội bộ các cơ quan hành chính Nhà nước.
Bên cạnh kết quả đạt được, trên thực tế cho thấy, số lượng văn bản điện tử được nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia từ các đơn vị còn ít so với thực tế số lượng văn bản nhận được; văn bản không tuân thủ thời gian quy định; thiếu thông tin hoặc cập nhật không chính xác…
Đối với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh được triển khai, xây dựng và sử dụng từ năm 2008, nền tảng công nghệ đã cũ không đáp ứng được với công nghệ hiện tại; việc tích hợp chữ ký số thường theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2019/TT-BNV chưa hoàn thiện do chưa có hướng dẫn quy trình số cụ thể, khó phát triển nâng cấp trên nền tảng công nghệ của phần mềm cũ.
Để tiếp tục triển khai có hiệu quả Quyết định số 28/2018/QĐ - TTg, nâng được hiệu quả chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền, giảm chi phí ngân sách Nhà nước, trong thời gian tới, cùng với những kiến nghị với Văn phòng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử, Sở Thông tin - Truyền thông cần tích cực tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý, duy trì, vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành đảm bảo hoạt động ổn định, duy trì kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, phục vụ tốt việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết công việc…
Nguồn: Cổng TTĐT